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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN COLTOLIMA LTDA
1.NOTA PRELIMINAR..........4
2. ALCANCE..........4
3. OBJETIVO..........4
4. FUNDAMENTO JURIDICO..........4
5. ÁMBITO DE APLICACIÓN..........5
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO..........5
7. OFICIAL DE PROTECCION DE DATOS..........6
8. AREAS RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES..........6
9. DEFINICIONES..........7
10. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES..........8
11. FINALIDADES GENERALES CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS..........9
12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE COLTOLIMA LTDA..........10
13. CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES..........11
14. DEBERES DE COLTOLIMA LTDA y sucursales..........11
15. SOLICITUD DE AUTORIZACION AL TITULAR DEL DATO PERSONAL..........13
16. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS..........14
16.1. SOCIOS..........15
16.2. EMPLEADOS Y CONTRATISTAS..........15
16.3. POSTULANTES A OFERTAS DE EMPLEOS..........16
16.4. CLIENTES..........17
16.5. PROVEEDORES..........18
16.6. MENORES DE EDAD (niños, niñas y adolescentes)..........19
16.7. PUBLICO EN GENERAL..........19
16.8. CORREOS ELECTRONICOS..........20
16.9. REDES SOCIALES..........21
16.10. PAGINA WEB..........22
16.11. BASE DE DATOS CONFORMADA POR LA RED SOCIAL WhatsApp..........23
16.12. DEL SISTEMA SAGRILAFT..........24
16.13. DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO..........25
16.14. BRIGADISTAS, PRIMEROS AUXILIOS Y COPASST..........25
16.15. COMITÉ DE CONVIVENCIA..........26
16.16. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA..........27
17. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES..........28
18. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES..........28
19. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013..........30
20. MEDIDAS DE SEGURIDAD..........30
21. REGISTRO NACIONAL DE LAS BASES DE DATOS..........31
22. VIGENCIA DE LA POLITICA..........31
23. ACTUALIZACIÓN DE LA POLITICA..........31
24. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTE DOCUMENTO..........31
ANEXO 1. SOBRE EL AVISO DE PRIVACIDAD..........32
AVISO DE PRIVACIDAD COLTOLIMA LTDA..........32
ANEXO 2. SOBRE EL AVISO DE PRIVACIDAD DE LAS CAMARAS DE VIDEO VIGILANCIA..........33
AVISO DE PRIVACIDAD COLTOLIMA LTDA - CAMARAS DE VIDEOVIGILANCIA..........33
1. NOTA PRELIMINAR
El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en COLTOLIMA LTDA, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013. El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por COLTOLIMA LTDA, los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por la Sociedad para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgarla autorización expresa, previa e informada.
2. ALCANCE
COLTOLIMA LTDA, identificada con el NIT 890.700.179-2, está comprometida con el cumplimiento de la normatividad vigente que regula la protección de datos personales y establece las garantías legales que amparan a todas las personas en Colombia para asegurar el debido tratamiento de sus datos. Es por ello que establece la siguiente Política y Manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales.
3. OBJETIVO
El presente manual y política de tratamiento de datos personales tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
4. FUNDAMENTO JURIDICO
La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de 1991, artículos 15 y 20, la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por COLTOLIMA LTDA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos obligan a los responsables de las mismas y que su desconocimiento acarreará sanciones. Adicionalmente señala que dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
El Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información y reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012. Bajo este aspecto COLTOLIMA LTDA procura cumplir con el principio de responsabilidad demostrada, y el desarrollo de un sistema de implementación de protección de datos personales en la organización que garantice el cumplimiento de la ley 1581 de 2012.
5. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política es aplicable al tratamiento de los datos personales de los titulares que integran los distintos grupos de interés y conforman las bases de datos administradas por COLTOLIMA LTDA, incluyendo, pero sin limitarse a, clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás partes relacionadas. En tal sentido, esta política rige el tratamiento de los datos personales suministrados por personas naturales, ya sea de manera directa o a través de terceros, en estricto cumplimiento de la normativa legal vigente en materia de protección de datos personales.
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para COLTOLIMA LTDA, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos, así como para todos aquellos terceros que, actuando en su nombre o por encargo de esta, intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos personales.
Se entiende por terceros, a efectos de esta política, a empleados, contratistas, proveedores y demás personas naturales o jurídicas que, en el marco de una relación jurídica o contractual, accedan, traten o administren datos personales por disposición de COLTOLIMA LTDA. Todos los anteriores estarán obligados a cumplir con los principios, deberes y obligaciones establecidos en la presente política, incluso con posterioridad a la terminación de sus vínculos laborales, comerciales, contractuales o de cualquier otra índole con la Empresa.
Asimismo, tanto el responsable como los encargados del tratamiento deberán observar el deber de confidencialidad respecto de los datos personales a los que tengan acceso, obligación que subsistirá aún después de finalizada la relación que dio origen al tratamiento de dichos datos.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
COLTOLIMA LTDA es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma.
Sus datos de contacto son:
- Domicilio: Sede Principal Ibagué (Tolima)
- Dirección: Sede principal Kilometro 4 Vía Mirolindo.
- Correo Electrónico: servicioalcliente@coltolimaltda.com coltolima@coltolimaltda.com
- Teléfono: +57 323 599 65 44
- Sitio web: https://coltolima.net/
7. OFICIAL DE PROTECCION DE DATOS
El Oficial de protección de datos será la persona encargada de la atención de las peticiones, consultas, reclamos y demás solicitudes por parte de los titulares de los datos para el ejercicio de sus derechos.
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberán ser enviadas a:
- Entidad: COLTOLIMA LTDA
- Dependencia: AREA MERCADEO
- Dirección: Sede principal Kilometro 4 Vía Mirolindo, Ibagué-Tolima.
- Sitio WEB: https://coltolima.net/
- Teléfonos: +57 323 599 65 44
- Correo Electrónico: servicioalcliente@coltolimaltda.com coltolima@coltolimaltda.com
8. AREAS RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El Área de Protección de Datos Personales, será la dependencia responsable de velar, tanto al interior de la Empresa como en sus distintas sucursales, por la adopción, implementación y cumplimiento efectivo de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.
En desarrollo de esta responsabilidad, el Área de Protección de Datos deberá diseñar, liderar y ejecutar un programa integral de gestión de datos personales, orientado a garantizar la seguridad, control, responsabilidad y aplicación de medidas efectivas en el tratamiento de la información personal en todas las áreas de la Empresa y sus sucursales.
Sin perjuicio de lo anterior, determinados procesos y operaciones sobre bases de datos específicas podrán ser gestionados por otras dependencias de la organización. Para tal efecto, se autoriza el acceso y tratamiento de dichas bases de datos a los encargados que se determinen conforme a la estructura organizacional vigente, siempre bajo los principios y obligaciones establecidos por el régimen legal de protección de datos personales y las políticas internas de la Empresa.
1) AREA GERENCIAL GENERAL
2) AREA COMERCIAL Y OTROS
3) AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
4) AREA DE SISTEMAS
5) AREA DE SEGUROS
6) AREA DE NEGOCIOS
7) AREA DE MERCADEO
8) AREA DE POST VENTA.
Cada área o dependencia de COLTOLIMA LTDA podrá acceder a la información personal de los titulares contenidos en las bases de datos de la Empresa, en la medida en que dicho acceso sea necesario y proporcional para el desarrollo de las funciones y responsabilidades propias de los cargos asignados a sus colaboradores.
Este acceso deberá limitarse exclusivamente a la porción de información que resulte estrictamente necesaria para el cumplimiento de las labores asignadas a cada empleado, de conformidad con su perfil funcional, cargo y responsabilidades dentro de la estructura organizacional. En todo caso, dicho tratamiento deberá efectuarse con pleno respeto a los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad, seguridad, confidencialidad y legalidad, consagrados en la normativa vigente sobre protección de datos personales.
Ninguna área, dependencia, empleado o tercero podrá utilizar, divulgar o acceder a información personal para fines distintos a los autorizados, so pena de incurrir en las sanciones disciplinarias, contractuales y legales a que haya lugar.
9. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
10. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales en COLTOLIMA LTDA y sucursales se regirá por los siguientes principios:
Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de COLTOLIMA LTDA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de COLTOLIMA LTDA, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores
11. FINALIDADES GENERALES CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de COLTOLIMA LTDA. Implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.
Eventualmente COLTOLIMA LTDA podría tratar datos de menores de edad y datos sensibles, caso en el cual lo haría cumpliendo con las siguientes disposiciones:
Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes. El tratamiento de datos personales que no sean de naturaleza pública de niños, niñas y/o adolescentes cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
- Que se valore la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
- Que exista autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.
Tratamiento de datos sensibles.
Cuando en desarrollo de sus procesos COLTOLIMA LTDA requiera tratar datos sensibles, aplicará las limitaciones legales correspondientes al tratamiento de dichos datos, por lo cual se asegurará que:
- El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización,
- El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular,
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE COLTOLIMA LTDA.
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de COLTOLIMA LTDA.
En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COLTOLIMA LTDA., en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLTOLIMA LTDA. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
c. Ser informado por quien haga las veces de Oficial de protección de datos de COLTOLIMA LTDA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante COLTOLIMA LTDA.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
13. CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de Datos Personales, podrán hacer ejercicio de sus derechos contactándose con la empresa COLTOLIMA LTDA, a través de comunicación escrita dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales, La comunicación podrá ser enviada a los siguientes correos electrónico: servicioalcliente@coltolimaltda.com y coltolima@coltolimaltda.com o a través de comunicación escrita por correo tradicional o entregada personalmente en la Sede principal Kilometro 4 Vía Mirolindo, en la ciudad de Ibagué. COLTOLIMA LTDA y sus sucursales, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en la política de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en el sitio web de la empresa.
14.DEBERES DE COLTOLIMA LTDA y sucursales.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que COLTOLIMA LTDA, está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
Deberes cuando actúa como responsable:
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
- Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Actualizar la información cuando sea necesario.
- Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales:
- Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
- Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesaria para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado.
- Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que este proceda a realizar los ajustes pertinentes.
- Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. Así mismo exigir a los encargados del tratamiento las implementaciones de medidas de seguridad en el tratamiento de la información y el reporte de informes de incidentes a tiempo.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Informar las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Reportar los eventos fortuitos que afecten la seguridad de los datos y custodia de la información, que tengan que ver con pérdidas, robos, extracción de los datos y que afecten la recuperación de estos.
15. SOLICITUD DE AUTORIZACION AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, COLTOLIMA LTDA, en su calidad de responsable del tratamiento, solicitará de manera previa, expresa e informada la autorización del titular de los datos personales para proceder con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, cualquier otra actividad constitutiva de tratamiento de datos personales.
La solicitud de autorización se efectuará con anterioridad o, a más tardar, en el momento mismo de la recolección del dato personal, informando claramente la finalidad para la cual se recaba la información, así como los derechos que le asisten al titular conforme a la legislación vigente. Para tal fin, la autorización podrá obtenerse a través de mecanismos físicos, electrónicos, orales o por cualquier otro medio que permita conservar prueba fehaciente de su otorgamiento, o de la manifestación inequívoca del titular que conduzca a inferir razonablemente su consentimiento.
La autorización será solicitada por el tiempo que resulte razonable y necesario para cumplir con las finalidades que dieron lugar a la recolección del dato personal, sin perjuicio de los límites establecidos por la ley para la conservación de dicha información.
Con la aceptación de la presente política, todo titular que suministre sus datos personales autoriza de manera expresa, voluntaria, libre, previa, informada e inequívoca a COLTOLIMA LTDA, para que lleve a cabo el tratamiento de los mismos en los términos aquí establecidos y conforme a la normatividad vigente.
La autorización otorgada por el titular constituye una manifestación de conocimiento y aceptación de los siguientes aspectos: (i) la identidad de la entidad que recopila la información; (ii) el tipo de datos recolectados; (iii) la finalidad del tratamiento; y (iv) los mecanismos disponibles para el ejercicio de sus derechos como titular.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.
En consecuencia, COLTOLIMA LTDA se compromete a adoptar todas las medidas necesarias para garantizar la trazabilidad, conservación y verificación del momento y forma en que fue otorgada dicha autorización, en cumplimiento de su deber legal de responsabilidad demostrada (accountability) frente al tratamiento de datos personales.
Autorización para el Uso de Datos Personales a través de la Red Social WhatsApp
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, la participación voluntaria del titular en canales de comunicación de la Empresa a través de la red social WhatsApp, ya sea mediante la entrega espontánea de su número telefónico o la solicitud expresa de inclusión en grupos administrados por COLTOLIMA LTDA, será entendida como una conducta inequívoca que demuestra su consentimiento para el tratamiento de los datos personales allí compartidos.
Esta autorización se entiende otorgada para las finalidades legítimas relacionadas con el ejercicio de las funciones legales, contractuales y reglamentarias de la Empresa, y abarca el tratamiento de los datos personales que, en el marco del uso de dicha red social, puedan ser recolectados, utilizados, compartidos, actualizados, conservados o eliminados, conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, seguridad, acceso y confidencialidad.
La administración de la Empresa, en su calidad de responsable del tratamiento, garantizará la seguridad de los datos personales tratados a través de WhatsApp, implementando las medidas necesarias para preservar su integridad, confidencialidad y disponibilidad, conforme a la normativa vigente y a las políticas internas de protección de datos personales adoptadas por la organización.
Aviso De Privacidad. - El Aviso de Privacidad (Anexo No. 1 y No 2) es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de los Titulares para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se pone en conocimiento al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le será aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
16. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS
El inventario de las bases de datos de COLTOLIMA LTDA, se encuentra conformado por las siguientes:
1) Socios
2) Empleados y Contratistas
3) Postulantes a ofertas de empleos
4) Proveedores
5) Público en General
6) Menores de Edad (niños, niñas y adolescentes)
7) Correos Electrónicos
8) Clientes
9) Buzón de sugerencias
10) Redes Sociales
11) Página web
12) WhatsApp
13) Brigadistas, Primeros Auxilios Copasst
14) Comité de Convivencia Laboral
15) Sistemas de Videovigilancia
16) Sistema Sagrilaft.
COLTOLIMA LTDA tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades y según la calidad del titular:
16.1. SOCIOS
La empresa COLTOLIMA LTDA, recolecta los datos personales de sus SOCIOS, y solo son revelados por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Estas bases de datos son almacenadas de manera automatizada o física; y sus finalidades son las siguientes:
- Convocarlos a reuniones de socios o asambleas, para toma de decisiones.
- Examinar, aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio.
- Conferir facultades, limitaciones y ampliaciones entre las cuales actuara el representante legal.
- Permitir el ejercicio de los derechos de inspección, voz y voto, conforme a lo dispuesto en los estatutos sociales y la legislación vigente.
- Cumplir con requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o fiscales relacionados con el vínculo societario.
- Solicitar y recibir informes de parte del representante legal sobre el desarrollo de las operaciones.
16.2. EMPLEADOS Y CONTRATISTAS
COLTOLIMA LTDA recolecta los datos personales de sus Empleados, y solo serán revelados por la entidad con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las bases de datos se almacenan de manera automatizada y física.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa son:
- Gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral o civil que surja entre el empleado y COLTOLIMA LTDA.
- Gestión contable, administrativa, financiera y tributaria de nómina y honorarios.
- Pago de prestaciones sociales y auxilios cuando haya lugar o reconocimiento de estos.
- Diseño y ejecución de planes de formación y capacitación, planes de bienestar.
- Orden de práctica de exámenes médicos periódicos de salud ocupacional, evaluaciones de desempeño, afiliaciones al sistema de seguridad social y caja de compensación cuando corresponda.
- Verificación de información, identidad y datos financieros.
- Cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en el contrato y la legislación laboral o civil.
- Solicitudes de hojas de vida a través de portales de bolsas de empleos y otras que se opte por usar.
- Resolución de diferencias a través de mecanismos alternativos de resolución de conflicto o defensa judicial.
- Atención en caso de emergencia, fines estadísticos e históricos.
- Transmisión a terceros aliados u otras entidades para adelantar los fines indicados.
- Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
- Para reporte de nómina electrónica ante la DIAN.
- Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
- Consultar memorandos o llamados de atención.
- Las demás finalidades para las cuales los empleados y/o contratistas otorguen su autorización.
Asimismo, COLTOLIMA LTDA; almacena datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección de sus empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta tendrá acceso y será tratada por el representante legal, y/o quien haga las veces de jefe de Gestión Humana o administrador del personal, con la finalidad de administrar la relación contractual entre COLTOLIMA LTDA y el empleado.
Terminada la relación laboral, COLTOLIMA LTDA procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados como archivadores con acceso restringido y cerradura de seguridad, dado que la información laboral pueda contener datos sensibles.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
16.3. POSTULANTES A OFERTAS DE EMPLEOS
COLTOLIMA LTDA recolecta, almacena, utiliza y, en general, trata los datos personales de las personas naturales que, de manera voluntaria, se postulan a ofertas de empleo o envían sus hojas de vida con el propósito de participar en procesos de selección o de reclutamiento de personal.
La información recolectada puede incluir datos de identificación, formación académica, experiencia laboral, referencias personales y laborales, entre otros datos necesarios para la evaluación del perfil del candidato. Esta información será tratada con las siguientes finalidades:
- Evaluar la idoneidad del postulante frente a las vacantes disponibles en la Empresa.
- Contactar al candidato para realizar entrevistas, pruebas, verificaciones o cualquier otro procedimiento relacionado con el proceso de selección.
- Conformar una base de datos de aspirantes que pueda ser utilizada en futuras convocatorias laborales.
- Verificar antecedentes laborales, académicos y personales del postulante, dentro de los límites establecidos por la ley.
- Cumplir con las obligaciones legales aplicables en materia laboral y de protección de datos personales
- Adelantar, directa o indirectamente, procesos de selección y contratación de personal.
- Realizar procesos de entrevistas, exámenes médicos, análisis de perfiles y verificación de datos con antiguos empleadores y referencias personales y/o comerciales.
El tratamiento de esta información se realizará bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y acceso restringido, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las políticas internas adoptadas por COLTOLIMA LTDA en esta materia.
La entrega voluntaria de la hoja de vida o la participación en procesos de selección implica la aceptación expresa e inequívoca del tratamiento de los datos personales por parte de la Empresa, conforme a las finalidades aquí descritas.
16.4. CLIENTES
COLTOLIMA LTDA, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, recolecta, almacena, utiliza, transmite y suprime información personal de sus clientes, con el propósito de establecer, mantener y gestionar la relación comercial que se derive de la adquisición de productos y servicios ofrecidos por la Empresa.
- La comercialización de vehículos automotores, maquinaria agrícola e industrial, repuestos y accesorios.
- La prestación de servicios de mantenimiento, reparación, diagnóstico y aprovisionamiento en talleres, concesionarios y demás establecimientos de comercio de la Empresa.
- El trámite, gestión y transmisión de información a entidades competentes para efectos de matrícula de vehículos, aseguramiento, solicitudes de crédito, financiación y demás gestiones asociadas.
- La remisión de información mediante contacto telefónico, mensajes de texto (SMS), aplicaciones de mensajería como WhatsApp y correo electrónico, con el propósito de:
a. Coordinar revisiones técnicas periódicas.
b. Agendar visitas o servicios.
c. Remitir información publicitaria y promocional sobre productos, servicios, descuentos, eventos, alianzas, novedades y campañas comerciales.
- La ejecución de actividades de gestión contable, financiera, tributaria y administrativa relacionadas con las relaciones comerciales sostenidas con clientes, proveedores y demás terceros.
- El desarrollo de análisis de datos, estudios de mercadeo y segmentación de públicos.
- La prestación de servicios de atención al cliente, así como la recepción y gestión de peticiones, quejas, reclamos o cualquier solicitud relacionada con los productos o servicios ofrecidos.
- La eventual utilización de los datos personales en procesos judiciales, administrativos o de resolución de conflictos en los que la Empresa deba ejercer su defensa.
- El uso de la información con fines históricos, estadísticos, de archivo y seguimiento de relaciones comerciales pasadas o vigentes.
- El cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de su objeto social, así como las demás finalidades para las cuales haya sido otorgada autorización expresa por el titular de la información.
- Conservar la información para fines históricos, estadísticos o de archivo, conforme a las disposiciones legales aplicables.
- Realizar análisis de hábitos de consumo, preferencias y comportamiento del cliente, con el fin de mejorar la oferta de productos y servicios.
En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, el envío de mensajes publicitarios y comunicaciones con fines comerciales únicamente se realizará a través de los canales expresamente autorizados por el titular de la información, y en los horarios legalmente permitidos: de lunes a viernes entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m., y los sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.
Los datos personales tratados se mantendrán bajo estricta confidencialidad y seguridad, y su acceso estará limitado al personal autorizado o a terceros encargados, siempre bajo los términos establecidos en la ley y en la política de tratamiento de datos personales de COLTOLIMA LTDA.
16.5. PROVEEDORES
COLTOLIMA LTDA; posee la base de datos de Proveedores, la cual recolecta, usa y cuyos fines o usos son:
- Contactar y contratar a proveedores.
- Verificar datos y experiencia, estudiar el perfil, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación comercial establecida con éste.
- Gestionar contable, financiera, administrativa y tributariamente los pagos correspondientes.
- Defensa judicial en caso de alguna diferencia.
- Terminación y liquidación de la relación comercial.
- Transmisión de los datos para los fines indicados.
- Actualizaciones mínimo 1 vez al año de la información.
- Para procesos de registros en la empresa por vez primera
- Para reportes de información exógena a la Dian, reporte de exógena ante la Alcaldía, y ante SuperSociedades.
- Para procesos de debida diligencia atendiendo el sistema de Sagrilaft y PTEE
- Trámites tributarios ante la Dian
- En general para adelantar todas las actividades que sean necesarias en virtud de la relación contractual.
COLTOLIMA LTDA; solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato o relación comercial a que haya lugar.
16.6. MENORES DE EDAD (niños, niñas y adolescentes)
La empresa COLTOLIMA LTDA realiza Tratamiento de datos personales de menores de edad, con la finalidad de:
- Realizar listas para regalos de navidad, día del niño y similares
- Contar con un registro que hace parte de la información del grupo familiar que reporta el empleado.
- Contar con un registro de los hijos menores de edad cuando se vinculen a la compañía.
- Brindar espacios recreativos e incentivar la participación activa de los jóvenes en actividades de integración y brindar seguridad a los menores.
La Empresa garantizará el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, los cuales priman en todo caso, y los recolectará, sin excepción, con la respectiva autorización por quienes ejerzan la representación legal de los menores.
Esta base de datos es reservada y para uso exclusivo de la Empresa, solo será revelada o compartida bajo expresa autorización de los representantes legales como padres o tutores, por orden judicial o administrativa debidamente facultados por la ley.
La recolección de datos correspondientes a niños y adolescentes menores de edad, y la autorización respectiva, deberá darse siempre a través de su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. El tratamiento de datos correspondientes a niños y adolescentes deberá responder y respetar el interés superior de niños y adolescentes, y sus derechos fundamentales.
16.7. PUBLICO EN GENERAL
Los datos serán tratados para:
- Adelantar, directa o indirectamente, y por cualquier medio de contacto registrado del titular en nuestras bases de datos, actividades de mercadeo.
- Envío de información comercial de nuestros servicios y productos comercializados.
- Promociones, descuentos, eventos, alianzas, novedades, cotizaciones y demás información de interés.
- Atención de peticiones, quejas, reclamos y cualquier solicitud efectuada por el titular.
- Igualmente, se dará cumplimiento a lo establecido en la Ley 2300 de 2023, en lo concerniente al envío de publicidad por los canales que exclusivamente autorice cada titular de la información, en los horarios de lunes a viernes de 7 am a 7 pm y sábados de 8 am a 3 pm.
- En adición a las finalidades descritas, COLTOLIMA LTDA. Tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.
16.8. CORREOS ELECTRONICOS
La empresa COLTOLIMA LTDA utiliza el servicio de correo electrónico institucional como herramienta de comunicación y gestión interna y externa, a través del cual se almacena, transmite y gestiona información personal correspondiente a empleados, directivos, jefes de áreas o departamentos, clientes, contratistas, proveedores y demás personas naturales o jurídicas que mantengan una relación laboral, contractual, comercial o de cualquier otra índole con la organización.
En tal sentido, el servicio de correo electrónico constituye una base de datos de carácter digital que contiene datos personales y, en algunos casos, datos sensibles o de naturaleza confidencial, cuyo tratamiento se encuentra sometido a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes en materia de protección de datos personales.
Las finalidades del tratamiento de los datos personales a través del correo electrónico son, entre otras, las siguientes:
- Comunicarse, con los empleados, clientes, proveedores, directivos y jefes de áreas o departamentos sobre asuntos de su interés particular.
- Contestar interrogantes, resolver solicitudes, peticiones, quejas o reclamos de clientes, o personas que tengan algún vínculo de cualquier naturaleza con la empresa.
- Servir de canal para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales.
- Facilitar la comunicación institucional y operativa entre las distintas áreas de la empresa y con sus contrapartes externas.
- Gestionar procesos administrativos, contractuales, laborales, comerciales, financieros y contables.
- Documentar decisiones, autorizaciones, instrucciones, reportes y otros actos relacionados con el giro ordinario de las actividades de la Empresa.
- Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales y reglamentarias que le correspondan a COLTOLIMA LTDA.
- Conservar registros electrónicos que respalden la trazabilidad y transparencia de las actuaciones institucionales.
- Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y demás comunicaciones formuladas por los titulares de los datos personales.
- Contar con un registro de las comunicaciones que por este medio se hagan a la persona jurídica de la Empresa.
Esta base de datos es reservada y para uso exclusivo de la empresa, solo será revelada o compartida bajo expresa autorización de los titulares o por orden judicial o administrativa debidamente facultados por la ley.
El acceso, uso, conservación y eventual eliminación de la información contenida en las cuentas de correo electrónico institucional estarán sujetos a los principios de confidencialidad, seguridad, necesidad y proporcionalidad, y serán administrados conforme a las políticas de protección de datos personales y seguridad de la información adoptada por la Empresa.
16.9. REDES SOCIALES
COLTOLIMA LTDA podrá hacer uso de diferentes plataformas y redes sociales (tales como Facebook, Instagram, WhatsApp, X, LinkedIn, YouTube, entre otras) como canales de comunicación, interacción y difusión de contenido institucional, comercial y publicitario, en el marco de sus actividades empresariales.
En este contexto, los datos personales que sean compartidos, recolectados o tratados a través de dichos canales estarán sujetos a las siguientes disposiciones:
Los datos personales que los titulares compartan de forma voluntaria mediante comentarios, mensajes directos, publicaciones, formularios enlazados o cualquier otro medio disponible en las redes sociales, podrán ser tratados por COLTOLIMA LTDA conforme a las finalidades autorizadas y dentro de los límites establecidos por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.
El uso de redes sociales por parte de los titulares implica la aceptación de los términos y condiciones de uso y políticas de privacidad de cada plataforma, por lo cual COLTOLIMA LTDA no se hace responsable por el tratamiento que dichas redes hagan de la información fuera del control de la Empresa.
La Empresa podrá utilizar estas plataformas para:
- Divulgar información sobre productos, servicios, campañas, promociones, novedades y eventos institucionales.
- Atender consultas, solicitudes, quejas o reclamos de usuarios, clientes o público en general.
- Realizar actividades de interacción y análisis del comportamiento de los usuarios para fines estadísticos o de mejora en la comunicación y el servicio.
- En el caso específico de herramientas de mensajería como WhatsApp, la solicitud expresa del titular para ser incluido en listas de difusión o grupos gestionados por la Empresa será considerada como una conducta inequívoca de autorización para el tratamiento de los datos personales allí compartidos, conforme a lo previsto en la normativa de protección de datos personales.
COLTOLIMA LTDA se compromete a proteger la información personal tratada a través de redes sociales, respetando en todo momento los principios de confidencialidad, seguridad, finalidad, acceso y circulación restringida, y adoptando medidas técnicas y administrativas para garantizar su adecuada protección.
16.10. PAGINA WEB
COLTOLIMA LTDA informa que, en cumplimiento de lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes en materia de protección de datos personales, los datos que sean recolectados a través de su sitio web oficial serán tratados conforme a los principios y obligaciones previstos por el ordenamiento jurídico colombiano.
A través del sitio web, la Empresa podrá recolectar información personal de los usuarios mediante formularios de contacto, encuestas, suscripciones a boletines, solicitudes de cotización, compras en línea, registro a eventos, chats, cookies, herramientas de análisis de tráfico web u otros medios digitales habilitados para la interacción con visitantes, clientes, proveedores, contratistas o cualquier otra persona natural interesada en los productos y servicios ofrecidos.
Los datos personales recolectados a través del sitio web serán tratados para las siguientes finalidades:
- Atender solicitudes, consultas, quejas, reclamos o comentarios formulados a través de los medios de contacto disponibles en la web.
- Enviar información sobre productos, servicios, promociones, campañas, eventos, alianzas comerciales y demás comunicaciones de carácter comercial, siempre que el titular haya otorgado su autorización.
- Gestionar el registro, acceso y seguimiento de actividades en portales transaccionales, en caso de que existan.
- Realizar análisis estadísticos y de comportamiento de navegación en el sitio, a través del uso de cookies u otras tecnologías similares
- Mejorar la experiencia de navegación del usuario, la funcionalidad del sitio web y el contenido ofrecido.
- Cumplir con las obligaciones legales, contractuales y comerciales que surjan con ocasión de la relación establecida entre el titular y la Empresa.
Uso de Cookies:
El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para identificar las preferencias de navegación del usuario, facilitar la navegación y recolectar información técnica y de comportamiento. El usuario podrá configurar su navegador para aceptar o rechazar el uso de cookies, sin que esto impida el acceso general al sitio web.
Consentimiento:
El ingreso y uso del sitio web, así como el diligenciamiento de formularios electrónicos o el envío de información personal, constituye una manifestación expresa e inequívoca de autorización por parte del titular para el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con los términos de esta política.
COLTOLIMA LTDA garantiza la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos personales tratados a través de su página web, mediante la adopción de medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables y adecuada.
16.11. BASE DE DATOS CONFORMADA POR LA RED SOCIAL WhatsApp:
La Gerencia, jefes de Áreas, y empleados usan como herramienta la red social WhatsApp donde se registran los nombres y números de celular de los diferentes empleados y personal de la Empresa, o que tenga alguna vinculación con la misma. Las finalidades principales son:
- Mantener una comunicación expedita, que permita resolver situaciones que requieran atención inmediata entre los empleados de la organización.
- Compartir datos de contacto, ubicaciones, opiniones, datos personales que alimentan una base de datos con información que podría considerarse sensible.
- Intercambio de comunicación en atenciones, consultas e inquietudes que se dan en torno al trabajo que le compete a cada empleado y que comparte por área o entre las diferentes áreas de la Empresa.
- Registro de clientes captados a través de la red social Instagram para atender solicitudes de interés comercial de productos o servicios, compras, pagos y envíos de productos.
- Registro e intercambio de promociones, pautas, publicidad a los diferentes clientes de la Empresa manejados por el área comercial.
- Para atender las inquietudes y solicitudes de índole comercial por parte de las personas que están interesadas en los productos de la empresa y son redireccionadas a través de las diferentes redes sociales
Esta base de datos es reservada y para uso exclusivo de la empresa, el número celular asociado o números celulares corporativos serán propiedad de COLTOLIMA LTDA y estarán en cabeza o responsabilidad de cada empleado que tenga asignado dicho celular, situación que no podrá delegarse dado el carácter sensible de los datos que se tratan por este medio. La información solo será revelada o compartida bajo expresa autorización de los titulares o por orden judicial o administrativa debidamente facultados por la ley.
Cuando el celular no fuere corporativo, sino personal y sobre este se realizan procesos con el cliente por parte del comercial para enviarle información, publicidad de productos y servicios a través de su número de WhatsApp; o procesos con bases de datos de propiedad de la Empresa manejada por los empleados; el uso de estas bases de datos solo estarán a su disposición o servicio mientras que el comercial o los empleados, cumplan sus funciones de empleados y no podrá seguirse utilizando una vez son desvinculados laboralmente de la compañía; de todas formas como protección de la información cada comercial-vendedor y empleados de COLTOLIMA LTDA, firman un acuerdo de confidencialidad.
En todo caso la empresa solicitará que, de manera expresa y preferiblemente por escrito, se autorice el tratamiento de información personal tal como numero de celular y que las opiniones, decisiones y manifestaciones hechas por este medio, es decir, que sean compartidas dentro de los miembros del mismo grupo o grupos dentro del ámbito de aplicación, uso y control de la empresa.
La sola entrega de la información de manera voluntaria, redireccionada de las redes, o solicitud de inclusión dentro de un grupo de WhatsApp del cual sea responsable de su seguridad COLTOLIMA LTDA dentro del desarrollo de su objeto social, se tendrá como conducta inequívoca mediante la cual el titular otorga autorización para el tratamiento de los datos personales que en esta red social se comparta, capture, use, circule, suprima o actualice.
16.12. DEL SISTEMA SAGRILAFT
COLTOLIMA LTDA, en cumplimiento de las disposiciones impartidas por la Superintendencia de Sociedades, y en particular de la Circular Externa 100-000016 de 2020 (modificada por la Circular 100-000004 de 2021) y demás normativas aplicables, ha adoptado un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), mediante el cual se busca prevenir, detectar y mitigar los riesgos asociados a dichas conductas.
En este contexto, la Empresa podrá recolectar, almacenar, verificar, cruzar y tratar información personal y financiera de sus clientes, empleados, contratistas, proveedores, socios, aliados estratégicos y demás partes relacionadas, con las siguientes finalidades:
- Cumplir con las obligaciones legales y regulatorias en materia de prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
- Verificar antecedentes judiciales, disciplinarios, financieros y comerciales de las contrapartes.
- Realizar procesos de conocimiento del cliente y del proveedor incluyendo validaciones de listas restrictivas, vinculaciones con personas expuestas políticamente (PEP) y otras fuentes de información pública o privada.
- Aplicar medidas de debida diligencia y debida diligencia intensificada según el perfil de riesgo determinado.
- Documentar y conservar los soportes relacionados con el conocimiento del cliente, la contraparte o el beneficiario final, de acuerdo con los plazos exigidos por la normativa aplicable.
- Reportar, cuando así se requiera, información a las autoridades competentes, como la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), sin que ello constituya violación al deber de reserva legal o contractual.
Los datos personales tratados en el marco del SAGRILAFT se manejarán con absoluta reserva y confidencialidad, y su uso se limitará exclusivamente a los fines establecidos en la regulación vigente y en las políticas internas de la Empresa, implementando mecanismos de protección adecuados que garanticen la integridad, disponibilidad y seguridad de la información.
El titular, al entregar sus datos a COLTOLIMA LTDA, acepta que estos puedan ser utilizados para los fines aquí descritos y autoriza su tratamiento conforme a la ley y a lo establecido en esta política.
16.13. DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
COLTOLIMA LTDA, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1562 de 2012, el Decreto 1072 de 2015 y demás normatividad aplicable, ha implementado un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual tiene como propósito prevenir accidentes laborales, enfermedades de origen laboral y proteger la salud física, mental y social de todos los trabajadores, contratistas y demás personas vinculadas a la organización.
- En desarrollo de dicho sistema, la Empresa podrá recolectar, almacenar y tratar datos personales y, en algunos casos, datos sensibles relacionados con el estado de salud de los trabajadores, con las siguientes finalidades:
- Cumplir con las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, incluyendo la identificación, evaluación y control de los riesgos laborales.
- Gestionar la afiliación y reportes ante las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral (ARL, EPS, AFP, Caja de Compensación, entre otras).
- Realizar valoraciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas, por cambio de funciones o retiro.
- Atender emergencias médicas y accidentes de trabajo, así como realizar investigaciones de incidentes y enfermedades laborales.
- Desarrollar programas de promoción y prevención, jornadas de salud y campañas de bienestar laboral.
- Llevar registros históricos de incapacidades, restricciones médicas y seguimientos a casos clínicos relacionados con el entorno laboral.
- Ejecutar auditorías internas y externas, así como reportes ante autoridades de inspección, vigilancia y control.
Los datos sensibles, especialmente los relacionados con el estado de salud, serán tratados bajo estrictas medidas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido, y únicamente podrán ser usados con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos en que la ley autorice su tratamiento sin necesidad de autorización.
COLTOLIMA LTDA garantiza que toda la información recolectada en el marco del SG-SST será tratada conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso restringido y proporcionalidad, cumpliendo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales.
16.14. BRIGADISTAS, PRIMEROS AUXILIOS Y COPASST
COLTOLIMA LTDA podrá recolectar, almacenar, usar y tratar los datos personales de los trabajadores que integren las brigadas de emergencia, el equipo de primeros auxilios y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
Los datos personales tratados podrán incluir información de identificación, datos de contacto, cargo, lugar de trabajo, historial de capacitaciones, competencias específicas en atención de emergencias y, en algunos casos, datos sensibles relacionados con la aptitud médica o formación en salud y seguridad.
La finalidad de este tratamiento será:
- Cumplir con las obligaciones legales relacionadas con la conformación, funcionamiento y capacitación de brigadas de emergencia y comités internos de seguridad y salud en el trabajo.
- Coordinar y gestionar adecuadamente las acciones de prevención, preparación y respuesta frente a emergencias (incendios, evacuaciones, primeros auxilios, etc.).
- Facilitar la participación efectiva de los trabajadores designados en las funciones propias de sus roles dentro del SG-SST.
- Garantizar la disponibilidad y localización de los brigadistas o miembros del COPASST en caso de situaciones de emergencia o atención inmediata.
- Organizar y documentar procesos de formación, simulacros, entrenamientos, inspecciones, auditorías y actividades propias del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
- Reportar la conformación y funcionamiento de los comités y brigadas a las autoridades competentes cuando así se requiera.
COLTOLIMA LTDA garantiza que la información tratada en este contexto será utilizada exclusivamente para los fines señalados, cumpliendo con los principios de legalidad, finalidad, confidencialidad, seguridad y acceso restringido, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normativas sobre protección de datos personales.
El tratamiento de datos sensibles requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley.
16.15. COMITÉ DE CONVIVENCIA
COLTOLIMA LTDA, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución 652 de 2012, la Ley 1010 de 2006, el Decreto 1072 de 2015, y demás disposiciones aplicables, ha conformado su Comité de Convivencia Laboral, cuyo objetivo es promover un ambiente laboral sano, prevenir situaciones de acoso laboral y gestionar de forma confidencial y adecuada los conflictos que puedan afectar la armonía y el respeto en el lugar de trabajo.
En desarrollo de sus funciones, el Comité podrá recibir, conocer y gestionar comunicaciones, quejas o denuncias presentadas por los trabajadores relacionadas con posibles casos de acoso laboral o conductas que perturben la convivencia en el entorno laboral. Para tal fin, se podrá recolectar, conservar y tratar información personal de las partes involucradas, testigos, representantes, entre otros, la cual puede incluir datos sensibles.
Los datos personales tratados en este contexto serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Adelantar los procedimientos internos de conocimiento, análisis y gestión de los reportes de presuntas conductas de acoso laboral o situaciones que afecten la convivencia.
- Implementar acciones preventivas y correctivas que busquen mejorar el clima laboral y evitar la repetición de conductas inadecuadas.
- Documentar las actuaciones del Comité, garantizando la trazabilidad del proceso y el debido cumplimiento de sus funciones.
- Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, cuando así se exija legalmente.
- Conservar los registros conforme a los lineamientos de archivo laboral, respetando siempre la confidencialidad del proceso.
COLTOLIMA LTDA garantiza que toda la información manejada por el Comité de Convivencia Laboral será tratada bajo estricta confidencialidad y reserva, aplicando medidas de seguridad apropiadas para proteger la intimidad y dignidad de las personas involucradas, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas de protección de datos personales.
El acceso a esta información estará restringido exclusivamente a los miembros del Comité y al personal autorizado, quienes están obligados a mantener la confidencialidad de los datos, incluso después de haber finalizado su participación en el Comité o en la Empresa.
16.16. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
COLTOLIMA LTDA, en desarrollo de su deber legal y organizacional de garantizar la seguridad de sus trabajadores, visitantes, contratistas, bienes y activos, informa que ha implementado sistemas de videovigilancia en sus instalaciones físicas, oficinas, talleres, áreas comunes, zonas de ingreso y salida, y demás espacios bajo su control.
La información recolectada a través de cámaras de videovigilancia (imágenes en movimiento, fotografías u otros datos biométricos visuales) constituye dato personal conforme a la normativa colombiana, y será tratada con los más altos estándares de confidencialidad, seguridad y legalidad, bajo las siguientes finalidades:
- Garantizar la seguridad de las personas, bienes, instalaciones y la infraestructura tecnológica de la Empresa.
- Prevenir, detectar e investigar posibles conductas delictivas, actos de vandalismo, pérdidas, hurtos, accesos no autorizados, daños a la propiedad o infracciones a la normativa interna.
- Servir como medio de prueba en investigaciones administrativas, disciplinarias, laborales, contractuales o judiciales, cuando sea requerido.
- Verificar el cumplimiento de las normas internas, protocolos de bioseguridad, salud y seguridad en el trabajo y demás disposiciones aplicables.
- Contribuir a la gestión del riesgo organizacional en materia de seguridad física y operativa.
Aspectos relevantes del tratamiento:
Las cámaras de videovigilancia se encuentran ubicadas en lugares visibles, debidamente señalizados con avisos informativos que advierten sobre su presencia y finalidad.
Las grabaciones se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir con los propósitos aquí descritos, o por el periodo legal requerido para atender eventuales procesos administrativos o judiciales.
El acceso a los registros de video estará limitado exclusivamente al personal autorizado por COLTOLIMA LTDA, y podrá ser compartido con autoridades competentes cuando medie requerimiento legal, o en ejercicio del derecho de defensa o por motivos de interés público.
COLTOLIMA LTDA garantiza que el tratamiento de esta información se hará conforme a los principios de legalidad, finalidad, necesidad, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad, en estricto cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos personales.
La información capturada a través de cámaras de circuito de vigilancia será tratada para efectos de seguridad de las personas y activos que se encuentren en las instalaciones de COLTOLIMA LTDA., y ser transmitida o transferida a las autoridades correspondientes.
Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.
17. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
COLTOLIMA LTDA, no realiza actualmente transmisión ni transferencia internacional de datos personales, no obstante, en caso de que COLTOLIMA LTDA, requiera hacer este tipo de tratamiento de datos personales, se asegurará de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular de cualquier pieza de información personal a la que haga tratamiento con destino o proveniente de otro país. COLTOLIMA LTDA, se asegurará que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos proporcione los niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Los niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
18. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
El Titular de los datos podrá realizar su consulta a COLTOLIMA LTDA por los siguientes canales:
- Por correo Electrónico: servicioalcliente@coltolimaltda.com coltolima@coltolimaltda.com
- O a través de comunicación dirigida: Sede principal Kilometro 4 Vía Mirolindo, Ibagué-Tolima. O radicación en cualquiera de nuestras sedes.
- Por Teléfono: +57 323 599 65 44
- Sitio Web: https://coltolima.net/
Consultas
El procedimiento de Consulta los titulares lo podrán formular a través de los correos servicioalcliente@coltolimaltda.com, coltolima@coltolimaltda.com, cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de COLTOLIMA LTDA., para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).
La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ANEXO 1. SOBRE EL AVISO DE PRIVACIDAD.
AVISO DE PRIVACIDAD COLTOLIMA LTDA.
COLTOLIMA LIMITADA; dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, se permite informar a sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, tanto activos como inactivos, que tengan vínculo directo e indirecto con la empresa, Titulares de los Datos Personales que se encuentran incluidos en la base de datos de la compañía, la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión de las relaciones comerciales y laborales entabladas.
¿Cómo contactarnos?
- Entidad: COLTOLIMA LTDA
- Dirección: Sede principal Kilometro 4 Vía Mirolindo, Ibagué-Tolima.
- Sitio WEB: https://coltolima.net/
- Teléfonos: +57 323 599 65 44
- Correo Electrónico: servicioalcliente@coltolimaltda.com y
coltolima@coltolimaltda.com
Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:
✓ La comercialización de vehículos automotores, maquinaria agrícola e industrial, repuestos y accesorios.
✓ La prestación de servicios de mantenimiento, reparación, diagnóstico y aprovisionamiento en talleres, concesionarios y demás establecimientos de comercio de la Empresa.
✓ El trámite, gestión y transmisión de información a entidades competentes para efectos de matrícula de vehículos, aseguramiento, solicitudes de crédito, financiación y demás gestiones asociadas.
✓ La remisión de información mediante contacto telefónico, mensajes de texto (SMS), aplicaciones de mensajería como WhatsApp y correo electrónico, con el propósito de:
1. Coordinar revisiones técnicas periódicas.
2. Agendar visitas o servicios.
3. Remitir información publicitaria y promocional sobre productos, servicios, descuentos, eventos, alianzas, novedades y campañas comerciales
✓ La ejecución de actividades de gestión contable, financiera, tributaria y administrativa relacionadas con las relaciones comerciales sostenidas con clientes, proveedores y demás terceros.
✓ El desarrollo de análisis de datos, estudios de mercadeo y segmentación de públicos.
✓ La prestación de servicios de atención al cliente, así como la recepción y gestión de peticiones, quejas, reclamos o cualquier solicitud relacionada con los productos o servicios ofrecidos.
✓ La eventual utilización de los datos personales en procesos judiciales, administrativos o de resolución de conflictos en los que la Empresa deba ejercer su defensa.
✓ El cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de su objeto social, así como las demás finalidades para las cuales haya sido otorgada autorización expresa por el titular de la información.
✓ Conservar la información para fines históricos, estadísticos o de archivo, conforme a las disposiciones legales aplicables.
✓ Realizar análisis de hábitos de consumo, preferencias y comportamiento del cliente, con el fin de mejorar la oferta de productos y servicios.
ANEXO 2. SOBRE EL AVISO DE PRIVACIDAD DE LAS CAMARAS DE VIDEO VIGILANCIA.
AVISO DE PRIVACIDAD COLTOLIMA LTDA - CAMARAS DE VIDEOVIGILANCIA
COLTOLIMA LTDA., le informa que cuenta con un sistema de monitoreo con cámaras de seguridad y vigilancia, mediante las cuales usted podría ser grabado y monitoreado. Al ingresar a nuestras instalaciones o dependencias, usted autoriza de manera inequívoca el tratamiento de las imágenes recolectadas, conforme a nuestra Política de tratamiento de datos personales.
Las finalidades para las cuales COLTOLIMA LTDA. realiza tratamiento a los datos personales recolectados por las cámaras de vigilancia son:
- Velar por la seguridad en las áreas internas y externas de la Empresa.
- Velar por el cuidado y seguridad del inventario, bienes y equipos de propiedad de la Empresa.
- Controlar el ingreso, permanencia y salida de visitantes, prestadores de servicios, clientes, y otras personas externas a las instalaciones de la misma.
- Contar con un registro visual de la actividad diaria de la Empresa.
- Prevenir, detectar e investigar posibles conductas delictivas, actos de vandalismo, pérdidas, hurtos, accesos no autorizados, daños a la propiedad o infracciones a la normativa interna.
- Servir como medio de prueba en investigaciones administrativas, disciplinarias, laborales, contractuales o judiciales, cuando sea requerido.
- Velar por que se observe el reglamento de trabajo en cuanto a la responsabilidad y el cuidado y el uso de los bienes y equipos que la Gerencia pone a disposición de sus trabajadores para ejecutar sus actividades diarias.
- Velar por la seguridad de los vehículos y demás activos propios de la empresa que permanezcan en las dependencias de la empresa.
Le informamos que puede ejercer sus derechos como titular de datos personales a través de los siguientes canales:
- Dirección: Sede principal Kilometro 4 Vía Mirolindo, Ibagué-Tolima.
- Sitio WEB: https://coltolima.net/
- Teléfonos: +57 323 599 65 44
- Correo Electrónico: servicioalcliente@coltolimaltda.com y
coltolima@coltolimaltda.com
¿Quiere cambiar la forma en que COLTOLIMA ltda se comunica? Usted puede Modificar la manera de ser contactado o Darse de Baja
